Verwendung Outlook Add-In

☁️ Cloud-Link per Mail verschicken

1. Setzen Sie in einer Mail den Cursor an die Stelle, wo sie den Link einfügen möchten

2. Wählen Sie "Freigabe-Link einfügen"

3. Wählen Sie den Ordner oder die Datei, die Sie freigeben möchten und bestätigen mit "... teilen"

4. Wählen Sie Ihre Konfiguration und bestätigen mit "Link erstellen"

5. Der Link wird an der Stelle des Cursors eingefügt

🤖 Automatisch sichere Links zu sensiblen Anhängen erzeugen

1. Wählen Sie Einstellungen

2. Aktivieren Sie "Automatische Link-Umwandlung" und wählen einen Standard-Pfad.

In Ihrem Standard-Pfad werden zukünftig versendete Anhänge in der Cloud abgelegt und ein Freigabe-Link in Ihrer Mail beigefügt. Sie können zudem ein Größenlimit festlegen, ab wann ein solcher Anhang erst umgewandelt werden soll.

📧 Mail sichern

Mit "Mail sichern" können Sie eingehende Mails direkt als .html-Datei in Ihrer SecureCloud ablegen – inklusive Betreff, Absender, Inhalt und Formatierung.

1. Öffnen Sie eine eingehende Mail und klicken Sie im Add-In auf "Mail sichern"

   Der Button befindet sich in der Symbolleiste des SecureCloud Add-Ins. Anschließend öffnet sich das Upload-Pop-Up.

   

2. Wählen Sie im Pop-Up rechts die gewünschte Bibliothek und optional einen Unterordner als Zielpfad aus

   Über die Ordnerstruktur auf der rechten Seite können Sie zum gewünschten Speicherort navigieren. Wird kein Unterordner gewählt, wird die Mail direkt in der ausgewählten Bibliothek abgelegt.

   

3. Bestätigen Sie mit "Mail hochladen"

   Die Mail wird als .html-Datei im ausgewählten Zielordner abgelegt und kann anschließend direkt aus der SecureCloud heraus geöffnet werden.

📎 Anhang sichern

Mit "Anhang sichern" können Sie einzelne oder mehrere Anhänge aus eingehenden Mails gezielt in Ihrer SecureCloud speichern, ohne die gesamte Mail mit hochladen zu müssen.

1. Öffnen Sie eine eingehende Mail mit Anhang und klicken Sie im Add-In auf "Anhang sichern"

   Der Button ist nur sichtbar bzw. aktiv, wenn die geöffnete Mail mindestens einen Anhang enthält. Es öffnet sich das Upload-Pop-Up.

2. Wählen Sie links die Anhänge per Häkchen aus, die hochgeladen werden sollen

   Es werden alle Anhänge der Mail aufgelistet. Setzen Sie ein Häkchen bei den Dateien, die in die SecureCloud übertragen werden sollen – nicht ausgewählte Anhänge werden ignoriert.

   

3. Wählen Sie rechts die gewünschte Bibliothek und optional einen Unterordner als Zielpfad aus

   Die Ordnerauswahl funktioniert identisch zum Mail-Upload: ohne Unterordner-Auswahl landen die Anhänge direkt in der ausgewählten Bibliothek.

4. Bestätigen Sie mit "Anhänge hochladen"

   Die ausgewählten Anhänge werden mit ihrem Originaldateinamen im Zielordner abgelegt. Bereits vorhandene Dateien gleichen Namens werden nicht überschrieben, sondern mit einem Suffix versehen.