Bereiche anlegen

📖 Was sind Bereiche?

Bereiche sind organisatorische Einheiten in SecureCloud, mit denen Sie die Struktur Ihres Unternehmens – z. B. Abteilungen oder Teams – digital abbilden können. Im Gegensatz zu einfachen Gruppen besitzen Bereiche eigene Bibliotheken, die nicht an einzelne Personen, sondern an den Bereich selbst gebunden sind. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleiben die Daten im Bereich erhalten.

Bei Benutzern werden Bereiche wie eine Gruppe angezeigt und sind deshalb im Menüpunkt bei "Für meine Gruppen" zu finden.

Bereiche bieten Ihnen folgende Vorteile:

• Eigene Bibliotheken: Dateien gehören dem Bereich, nicht einzelnen Benutzern.
• Eigene Speicherquota: Der Systemadministrator kann jedem Bereich ein individuelles Speicherkontingent zuweisen.
• Dezentrale Verwaltung: Bereichsadministratoren verwalten Mitglieder und Datenstrukturen eigenständig innerhalb ihres Bereichs.
• Hierarchische Struktur: Bereiche können Unterbereiche enthalten, um komplexe Organisationsstrukturen abzubilden.

🔄 Bereiche vs. Gruppen - Was ist der Unterschied?

In SecureCloud gibt es neben Bereichen auch Gruppen. Beide dienen der Zusammenarbeit, unterscheiden sich aber in wichtigen Punkten:

Tipp: Verwenden Sie Bereiche für dauerhafte Organisationsstrukturen und Gruppen für flexible, projektbezogene Zusammenarbeit.

🔐 Voraussetzungen

Bereiche können ausschließlich von Systemadministratoren angelegt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorrechte verfügen, bevor Sie fortfahren.

🛠️ Einen neuen Bereich anlegen

Schritt 1 – Administrationspanel öffnen

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Avatar-Icon und wählen Sie im Menü den Eintrag „Administration" aus. Sie gelangen nun in das Administrationspanel von SecureCloud.

Schritt 2 – Bereichsverwaltung aufrufen

Navigieren Sie im linken Seitenmenü des Administrationspanels zum Menüpunkt „Bereiche". Hier sehen Sie eine Übersicht aller bereits vorhandenen Bereiche.

Schritt 3 – Neuen Bereich erstellen

Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Neuer Bereich". Vergeben Sie im Eingabefenster einen aussagekräftigen Namen für den neuen Bereich (z. B. „Marketing", „Entwicklung" oder „Buchhaltung") und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

Schritt 4 – Unterbereiche anlegen (optional)

Benötigen Sie eine tiefere Gliederung, können Sie innerhalb eines bestehenden Bereichs Unterbereiche anlegen. Klicken Sie dazu auf den gewünschten übergeordneten Bereich und erstellen Sie dort einen neuen Unterbereich nach dem gleichen Prinzip.

👥 Mitglieder zu einem Bereich hinzufügen

Schritt 1 – Bereich auswählen

Öffnen Sie in der Bereichsübersicht den gewünschten Bereich, indem Sie auf dessen Namen klicken.

Schritt 2 – Mitglieder hinzufügen

Klicken Sie auf „Mitglieder" und anschließend auf „Mitglied hinzufügen". Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen der Person ein, die Sie hinzufügen möchten.

Schritt 3 – Rolle festlegen

Weisen Sie dem neuen Mitglied eine Rolle zu:

• Mitglied: Standardzugriff auf die Bibliotheken des Bereichs.
• Admin: Kann diesen Bereich eigenständig verwalten, Mitglieder hinzufügen und Bibliotheken erstellen.

📁 Bibliotheken in einem Bereich erstellen

Bereichsbibliotheken gehören dem Bereich selbst und sind für alle Mitglieder zugänglich. So legen Sie eine an:

1. Öffnen Sie den gewünschten Bereich.
2. Klicken Sie auf „Neue Bibliothek".
3. Vergeben Sie einen Namen für die Bibliothek.
4. Bestätigen Sie die Erstellung.

Alle Mitglieder des Bereichs haben anschließend automatisch Zugriff auf diese Bibliothek. Die Zugriffsrechte können vom Bereichsadministrator bei Bedarf auf „Nur Lesen" eingeschränkt werden.

Hinweis: Neben den Bereichsbibliotheken können Mitglieder weiterhin eigene, private Bibliotheken an Kollegen innerhalb oder außerhalb des Bereichs freigeben. Dies kann mittels Benutzerrollen auch unterbunden werden.

💾 Speicherquota festlegen

Als Systemadministrator können Sie für jeden Bereich ein maximales Speicherkontingent definieren. Das Gesamtvolumen aller Bibliotheken eines Bereichs darf dieses Kontingent nicht überschreiten. Navigieren Sie dazu in die Bereichseinstellungen und tragen Sie die gewünschte Quota ein.

💡 Gut zu wissen

• Datenbeständigkeit: Da Bibliotheken dem Bereich gehören, bleiben alle Dateien erhalten - auch wenn einzelne Mitglieder den Bereich verlassen oder deaktiviert werden.
• AD/LDAP-Synchronisation: Bereiche können automatisch aus einem Active Directory / Entra ID oder LDAP-Verzeichnis übernommen werden. Mitarbeiter werden dann automatisch ihrem Bereich zugeordnet. Dies ist bei unserem Support individuell anzufragen und ist erst ab dem Advanced- bzw. Enterprise-Modell möglich.
• Private Freigaben: Neben den Bereichsbibliotheken können Mitglieder weiterhin eigene, private Bibliotheken an Kollegen innerhalb oder außerhalb des Bereichs freigeben. Sie können dies mittels Benutzerrollen auch unterbinden.