Vorlagen erstellen und verwenden

Überblick

Eine Vorlage ist eine gespeicherte Unterschriftenmappe, die Sie immer wieder neu verwenden können – inklusive Dokument, Unterschriftsfeldern, Empfänger-Rollen und allen Einstellungen. Statt eine Mappe jedes Mal von Grund auf neu zu konfigurieren, starten Sie direkt aus der Vorlage heraus.

Typische Anwendungsfälle:

Arbeitsverträge oder Änderungsvereinbarungen
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
Einwilligungserklärungen
Bestellformulare oder Auftragsbestätigungen
Interne Freigabeprozesse

Vorlagen aufrufen

Klicken Sie in der linken Navigation auf „Vorlagen". Alternativ gelangen Sie über die Dashboard-Kachel „Vorlage verwenden" direkt in die Vorlagenübersicht.

Abbildung 1: Das Dashboard zeigt unter „Vorlage verwenden", wie viele Vorlagen bereits vorhanden sind. Über die linke Navigation erreichen Sie jederzeit den Vorlagen-Bereich.

Vorlage erstellen

Es gibt zwei Wege, eine Vorlage anzulegen:

Weg A – Neue Vorlage von Grund auf erstellen

Klicken Sie im Bereich „Vorlagen" auf „Neue Vorlage" oder „Ihre erste Vorlage erstellen".
Laden Sie das Dokument hoch, das als Basis dienen soll (PDF-Format).
Konfigurieren Sie Empfänger-Rollen und Unterschriftsfelder wie bei einer regulären Unterschriftenmappe (siehe Unterschriftenmappe erstellen und versenden ).
Klicken Sie auf „Speichern", um die Vorlage anzulegen.

Abbildung 2: Über „Neue Vorlage" legen Sie eine neue Vorlage an.

Weg B – Bestehende Mappe als Vorlage speichern

Konfigurieren Sie eine Unterschriftenmappe vollständig (Dokument, Empfänger, Felder).
Klicken Sie auf der Versandseite unten auf „Speichern als".
Wählen Sie im Menü die Option „Vorlage".
Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie.

Abbildung 3: Auf der Versandseite können Sie jede fertig konfigurierte Mappe direkt als Vorlage speichern.

Empfänger in Vorlagen definieren

Beim Anlegen einer Vorlage haben Sie zwei Möglichkeiten, Empfänger festzulegen:

Feste Empfänger

Tragen Sie konkrete E-Mail-Adressen ein. Diese werden bei jeder Nutzung der Vorlage automatisch vorausgefüllt. Geeignet, wenn die Vorlage immer an dieselben Personen geht (z. B. interne Genehmiger).

Platzhalter

Definieren Sie Empfänger-Rollen ohne konkrete E-Mail-Adresse, z. B. „Kunde" oder „Vertriebsleiter". Bei jeder Nutzung der Vorlage geben Sie dann die tatsächlichen Empfängerdaten ein.

Empfehlung: Verwenden Sie Platzhalter für Vorlagen, die an wechselnde Personen verschickt werden (z. B. Kundenverträge). Verwenden Sie feste Empfänger nur für immer gleichbleibende interne Workflows.

Vorlage verwenden

Über das Dashboard

Klicken Sie auf der Dashboard-Kachel „Vorlage verwenden" auf „Öffnen".
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste aus.
Füllen Sie die Empfängerdaten aus (bei Platzhaltern) oder prüfen Sie die vorausgefüllten Daten.
Passen Sie bei Bedarf die Einstellungen (Ablaufdatum, Erinnerungen) an.
Klicken Sie auf „Unterschriftenmappe versenden".

Über den Vorlagen-Bereich

Navigieren Sie über die linke Seitenleiste zu „Vorlagen".
Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf „Starten" oder „Öffnen".
Folgen Sie dem gewohnten Versandprozess.

Abbildung 4: Die Kachel „Öffnen" auf dem Dashboard zeigt die Anzahl verfügbarer Vorlagen und öffnet die Vorlagenauswahl.

Vorlage bearbeiten

Gehen Sie zu „Vorlagen" in der Navigation.
Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor (z. B. Dokument tauschen, Felder verschieben, Empfänger anpassen).
Klicken Sie auf „Speichern", um die Vorlage zu aktualisieren.

Hinweis: Das Bearbeiten einer Vorlage hat keinen Einfluss auf bereits versendete Unterschriftenmappen, die auf dieser Vorlage basieren.

Vorlage löschen

Gehen Sie zu „Vorlagen" in der Navigation.
Öffnen Sie die zu löschende Vorlage.
Klicken Sie auf „Löschen" und bestätigen Sie die Abfrage.

Achtung: Das Löschen einer Vorlage kann nicht rückgängig gemacht werden. Bereits versendete Mappen, die auf der Vorlage basieren, bleiben davon unberührt.

Tipps für den Einsatz von Vorlagen

Aussagekräftige Namen vergeben – wählen Sie Vorlagennamen, die den Prozess klar beschreiben, z. B. „NDA – Neukunde" oder „Arbeitsvertrag – Vollzeit".
Platzhalter konsequent nutzen – so bleibt die Vorlage flexibel und für verschiedene Empfänger geeignet.
Vorlagen regelmäßig prüfen – stellen Sie sicher, dass das hinterlegte Dokument noch aktuell ist (z. B. bei Änderungen an AGB oder Vertragsvorlagen).
Vorlagen für Teams freigeben – aktivieren Sie die Freigabe für Ihr Team, damit Kolleginnen und Kollegen dieselbe Vorlage nutzen können.
Bei Fragen steht Ihnen das SecureCloud-Support-Team gerne zur Verfügung.