FAQ zum Outlook Add-In

Installation

Wie installiere ich das SecureCloud Outlook Add-In?

Die Installation hängt von Ihrer Outlook-Umgebung ab. Für Microsoft 365, Local Exchange und die Installation per Manifest finden Sie die jeweiligen Schritte in der Anleitung Installation Outlook Add-In.

Welche Installationsmethode ist die richtige?

Nutzen Sie die Microsoft-365-Installation, wenn Sie Outlook mit einem Microsoft-365-Konto verwenden. Nutzen Sie die Local-Exchange-Anleitung, wenn Ihre Organisation Outlook über einen lokalen Exchange-Server betreibt. Die Manifest-Installation ist für Umgebungen gedacht, in denen das Add-In manuell über die manifest.xml hinzugefügt werden soll. Die Details stehen in der Anleitung Installation Outlook Add-In.

Gibt es eine ausführbare Installationsdatei für das Outlook Add-In?

Für das Outlook Add-In wird keine klassische ausführbare Installationsdatei benötigt. Die Installation erfolgt über Outlook bzw. Microsoft 365 oder über die Manifest-Datei. Wenn die Installation trotz der beschriebenen Methoden fehlschlägt, nutzen Sie bitte den Troubleshooting-Guide.

Was kann ich tun, wenn die Installation nicht erfolgreich war?

Bitte prüfen Sie zuerst, ob die passende Installationsmethode für Ihre Umgebung verwendet wurde. Wenn die Installation weiterhin fehlschlägt oder bereits alle beschriebenen Methoden ausprobiert wurden, folgen Sie dem Troubleshooting-Guide. Halten Sie für den Support idealerweise die Outlook-Version, den verwendeten Client, die Installationsmethode und eine genaue Fehlermeldung oder einen Screenshot bereit.

Wo finde ich die Manifest-Datei?

Die Manifest-Datei ist unter https://outlook-addin.securecloud.team/static/manifest.xml erreichbar. Speichern Sie die Datei lokal als manifest.xml und fügen Sie sie anschließend wie in der Anleitung Installation per Manifest beschrieben in Outlook hinzu.

Warum sehe ich das Add-In nach der Installation nicht sofort?

Nach erfolgreicher Installation kann es einige Minuten dauern, bis das Add-In im Outlook-Menü sichtbar ist. Öffnen Sie Outlook ggf. neu und prüfen Sie das Add-In beim Verfassen oder Lesen einer E-Mail. Die letzten Schritte sind in der Anleitung Installation Outlook Add-In beschrieben.

Anmeldung und Start

Welche SecureCloud-Domain soll ich auswählen?

Wenn Sie die Standard-SecureCloud verwenden, wählen Sie die Standard-Domain https://login.yoursecurecloud.de. Wenn Ihre Organisation eine eigene SecureCloud-Instanz nutzt, wählen Sie die Option für eine eigene Domain und tragen Sie die Domain Ihrer Instanz ein.

Welche Zugangsdaten brauche ich?

Verwenden Sie die Zugangsdaten Ihres SecureCloud-Kontos. Bei der Local-Exchange-Installation werden in der Anleitung die Zugangsdaten aus der Willkommens-Mail genannt. Falls Ihre Organisation Single Sign-On nutzt, folgen Sie dem Anmeldefluss Ihrer Organisation.

Wo öffne ich das Add-In in Outlook?

Sie können das Add-In beim Verfassen einer neuen E-Mail oder beim Lesen einer empfangenen E-Mail öffnen. Welche Funktionen sichtbar sind, hängt davon ab, ob Sie gerade eine E-Mail schreiben oder eine empfangene E-Mail geöffnet haben.

Verwendung beim Verfassen einer E-Mail

Wie füge ich einen SecureCloud-Freigabe-Link in eine E-Mail ein?

Setzen Sie den Cursor an die Stelle in der E-Mail, an der der Link erscheinen soll. Wählen Sie anschließend Freigabe-Link einfügen, suchen Sie die gewünschte Datei oder den gewünschten Ordner aus und erstellen Sie den Link mit der gewünschten Konfiguration. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Verwendung Outlook Add-In.

Was ist der Unterschied zwischen Download-Link und Upload-Link?

Ein Download-Link ist für Dateien oder Ordner gedacht, die Empfänger herunterladen oder ansehen sollen. Ein Upload-Link ist dafür gedacht, dass Empfänger Dateien in einen freigegebenen Ordner hochladen können. Upload-Links können nur für einzelne Ordner oder Bibliotheken erstellt werden.

Welche Berechtigungen kann ich für einen Freigabe-Link setzen?

Je nach Auswahl können Sie unter anderem Nur Vorschau erlaubt, Vorschau und Download, Bearbeiten Online und Download für einzelne Office-Dateien oder Download und Upload für Ordner verwenden. Die Link-Konfiguration wird beim Erstellen des Freigabe-Links im Add-In angezeigt.

Kann ich für Freigabe-Links ein Passwort oder Ablaufdatum setzen?

Ja. Beim Erstellen eines Freigabe-Links können Sie je nach Linktyp ein Passwort und eine Ablaufdauer setzen. Standardwerte für automatisch erzeugte Links können Sie in den Add-In-Einstellungen hinterlegen.

Was bedeutet automatische Link-Umwandlung?

Mit der automatischen Link-Umwandlung werden Anhänge beim Versenden in SecureCloud hochgeladen und in der E-Mail durch sichere Freigabe-Links ersetzt. Den Standard-Pfad, das Größenlimit, das Passwort, die Ablaufdauer und die Option Passwort in Mail einfügen konfigurieren Sie in den Add-In-Einstellungen. Die Grundfunktion ist in der Anleitung Verwendung Outlook Add-In beschrieben.

Ab welcher Dateigröße werden Anhänge automatisch umgewandelt?

Das Größenlimit wird in den Add-In-Einstellungen festgelegt. Nur Anhänge über diesem Limit werden automatisch hochgeladen und durch Freigabe-Links ersetzt. Wenn Sie möchten, dass alle Anhänge umgewandelt werden, setzen Sie das Limit entsprechend niedrig.

Was zeigen die Info-Meldungen im Outlook Add-In?

Die Info-Meldungen zeigen den aktuellen Status einer Aktion an, zum Beispiel dass Freigabe-Links erstellt, Anhänge hochgeladen oder Anhänge in Freigabe-Links umgewandelt werden. Nach erfolgreicher Aktion wird eine Erfolgsmeldung angezeigt; bei Problemen erscheint eine Fehlermeldung mit dem nächsten sinnvollen Hinweis.

Verwendung bei empfangenen E-Mails

Was macht die Funktion Anhang sichern?

Mit Anhang sichern laden Sie ausgewählte Anhänge einer empfangenen E-Mail direkt in SecureCloud hoch. Sie wählen die gewünschten Anhänge aus, bestimmen den Zielpfad in SecureCloud und starten den Upload.

Kann ich Anhänge vor dem Hochladen umbenennen?

Ja. Beim Sichern von Anhängen können Sie den Dateinamen vor dem Upload anpassen. Die Dateiendung bleibt dabei erhalten.

Was macht die Funktion Mail sichern?

Mit Mail sichern speichern Sie die geöffnete E-Mail als Datei in SecureCloud. Das Add-In verwendet den Betreff der E-Mail als Dateinamen und speichert die E-Mail im ausgewählten Zielordner.

Wo werden gesicherte Anhänge oder E-Mails abgelegt?

Beim manuellen Sichern wählen Sie den Zielordner in SecureCloud direkt im Add-In aus. Bei der automatischen Link-Umwandlung wird der Standard-Pfad aus den Add-In-Einstellungen verwendet.

Einstellungen

Wo finde ich die Einstellungen des Add-Ins?

Öffnen Sie im Outlook Add-In den Punkt Einstellungen. Dort können Sie unter anderem die automatische Link-Umwandlung aktivieren, einen Standard-Pfad setzen, ein Standard-Passwort hinterlegen, eine Ablaufdauer konfigurieren und festlegen, ob das Passwort automatisch in die E-Mail eingefügt werden soll.

Warum muss ein Standard-Pfad ausgewählt werden?

Der Standard-Pfad legt fest, wohin Anhänge bei der automatischen Link-Umwandlung hochgeladen werden. Ohne Standard-Pfad kann das Add-In nicht automatisch entscheiden, in welchem SecureCloud-Ordner die Dateien abgelegt werden sollen.

Kann ich ein Passwort automatisch in die E-Mail einfügen lassen?

Ja. Aktivieren Sie in den Einstellungen die Option Passwort in Mail einfügen und hinterlegen Sie ein Standard-Passwort. Das Add-In fügt das Passwort dann bei automatisch erzeugten Freigabe-Links in die E-Mail ein.

Fehlerbehebung

Die automatische Umwandlung startet nicht. Was prüfe ich zuerst?

Prüfen Sie, ob die automatische Link-Umwandlung aktiviert ist, ob ein gültiger Standard-Pfad gesetzt wurde und ob der Anhang größer als das konfigurierte Größenlimit ist. Wenn die Funktion weiterhin nicht greift, prüfen Sie die weiteren Schritte im Troubleshooting-Guide.

Der Upload oder die Link-Erstellung schlägt fehl. Was kann ich tun?

Melden Sie sich erneut im Add-In an, prüfen Sie die Add-In-Einstellungen und speichern Sie diese erneut. Wenn der Fehler danach weiterhin auftritt, folgen Sie dem Troubleshooting-Guide und geben Sie dem Support die konkrete Fehlermeldung sowie die verwendete Outlook-Umgebung mit.

Der Upload-Link kann nicht ausgewählt werden. Warum?

Upload-Links können nur für einzelne Ordner oder Bibliotheken erstellt werden. Wenn mehrere Elemente oder eine Datei ausgewählt sind, steht die Upload-Link-Option nicht zur Verfügung.

An wen wende ich mich, wenn ich weiterhin nicht weiterkomme?

Wenn die Anleitung und der Troubleshooting-Guide das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte mit einer genauen Fehlerbeschreibung, Screenshots und Angaben zu Outlook-Version, Client und Installationsmethode an den SecureCloud Support.